Von der Anfrage bis zur Abrechnung — in einem Vorgang.

Anlegen

• Eventtypen & Vorlagen Gastspiel, Tagung, Konzert: Jeder Eventtyp bringt seine Vorlagen mit. Zeitablauf, Aufgaben, Felder und Notizen sind beim Anlegen schon da.
• Beteiligte am Event Veranstaltende, Agenturen, Dienstleister:innen: am Event verknüpft, jede:r mit Rolle. Wer zu fragen ist, steht mit Kontaktdaten am Vorgang, nicht im Adressbuch.
• Korrespondenz festhalten Was mit Veranstalter:in oder Agentur besprochen wurde, steht am Event: Mails, Anrufe, Absprachen, nachvollziehbar für alle, die später übernehmen.
• Dateien & Dokumente Uploads, Links auf externe Dokumente, selbst geschriebene Notizen und Briefings, Event-Exporte: alles in Ordnern am Event, per Freigabe-Link auch für Externe.

Planen

• Aufgaben Die Checkliste für jede Tagung, jedes Gastspiel kommt aus der Vorlage. Zuständigkeit, Frist, Erinnerung am Vortag.
• Disposition Räume, Technik und Artikel je Vorgang disponieren, mit Dispo-Vorlagen wie einem Technikpaket. Bedarfe, die noch niemand deckt, Engpässe und Konflikte werden sichtbar, bevor der Tag kommt.
• Artikel & Inventar Euer Bestand als Artikel: nach Menge oder als Einzelstück mit Seriennummer geführt, mit Preisvarianten je Kategorie. Was verplant ist, ist für andere Termine nicht mehr frei.
• Personal & Crew Personal mit vorkonfigurierten Kompetenzen wie Einlassleitung oder Tontechnik direkt in der Disposition einplanen, jede Kompetenz mit ihrem Stundensatz. Dienstpläne laufen bei Bedarf auch über die e2n-Schnittstelle.
• Vorverkauf im Blick Die Vorverkaufszahlen stehen am Event, täglich automatisch aus eurem Ticketsystem, in Echtzeit aus dem co*pilot Shop. Mehr dazu bei Ticketing.

Durchführen

• Regiebuch Aus der Disposition entsteht das Arbeitsdokument für den Abend: Zeitablauf, gebuchte Räume, Technik, Crew, Ansprechpersonen mit Kontaktdaten. Als PDF oder per Link an alle, die es brauchen. Die Crew sieht dasselbe über ihre Lesezugänge, die bis zum Freikontingent inklusive sind, genau das, was ihre Rolle freigibt.
• Durchführungsmodus Am Abend haltet ihr fest, was wirklich gebraucht wurde: zwei Stunden länger, ein Mikrofon mehr. Die Ist-Daten fließen in Leistungsnachweis und Rechnung.

Abrechnen und Verträge

• Angebot und Rechnung Aus der Disposition wird das Angebot, aus dem Angebot die Rechnung, als E-Rechnung nach deutschem Standard. Wie Preislisten, Teilrechnungen und DATEV-Export zusammenspielen, steht bei Raumvermietung.
• Verträge und Meldungen per Vorlage Gastspielvertrag, Mietvertrag, Abrechnung und KSK-Meldung entstehen aus Export-Vorlagen mit den Daten der Veranstaltung. Die KSK-Meldung rechnet Gage und Abgabe für Live-Venues und Veranstaltende.
• Digitale Signatur Angebote rechtsverbindlich digital signieren lassen, nach eIDAS über Skribble. Vertrag oder AGB hängen als Anhang am Angebot und werden mit derselben Signatur gezeichnet. Eure Kundschaft braucht dafür keinen co*pilot-Zugang.
• Abrechnung in Google Sheets oder Microsoft 365 Eure eigene Abrechnungsvorlage in Google Sheets oder Excel kann bleiben: co*pilot befüllt sie mit den Daten der Veranstaltung und schreibt das Ergebnis ans Event zurück. Mehr unter Integrationen.

→ Alles zur Abrechnung im Detail