Räume vermieten, ohne dass etwas durchrutscht.
Reservierungen, Buchungen und Angebote mit hinterlegten Preisen, Verträgen und Abrechnung — an einem Ort.
Anfragen beantworten
- Freitermine Wann ist der große Saal im Oktober noch frei? Zeitraum und Raum angeben, die freien Termine bzw. Optionen gehen direkt in die Antwort.
- Reservierung und Optionen Aus der Anfrage wird eine Option mit Rang und Optionsende. Was sie kostet, rechnet co*pilot aus den hinterlegten Preisen für Raum, Technik und Personal.
- Preislisten je Kund:in und Jahr Preise für Räume, Technik und Personal, gestaffelt nach Kund:in und Jahr. Einmal gepflegt, gilt die richtige Preisliste in jedem Angebot und jeder Rechnung, ohne Nachschlagen.
Vom Angebot zum Vertrag
- Angebot Angebot aus der Vorlage, Positionen aus der Preisliste, Zwischensummen je Block. Verschickt per Link oder Mail.
- Anhänge, die immer dabei sind Saalplan, AGB oder Hausordnung hängen an der Vorlage. Jedes Angebot hat sie automatisch dabei, ohne dass jemand daran denken muss.
- Freigabe ohne Mail-Ping-Pong Eure Kundschaft öffnet das Angebot per Link und bestätigt, lehnt ab, oder lädt das unterschriebene PDF direkt dort hoch. Kein co*pilot-Zugang nötig.
- Angebot und Vertrag in einem Schritt Vertrag als Anhang ans Angebot, und eure Kundschaft unterschreibt beides mit einer digitalen Signatur, rechtsverbindlich nach eIDAS. Der separate Mietvertrag per Vorlage ist genauso möglich.
»Die Angebotserstellung geht super einfach – ich kann Kunden direkt am Telefon eines zusammenstellen und den Preis nennen.«
Disponieren, was vermietet wird
- Räume, Technik und Personal je Vorgang Zum Angebot gehört die Disposition: welcher Saal, welche Technik, welches Personal, für welche Stunden. Bedarfe, die noch niemand deckt, und Engpässe werden sichtbar, bevor der Tag kommt.
- Aus der Disposition wird das Angebot Was disponiert ist, wird zum Angebot: Positionen, Mengen und Preise kommen aus der Disposition, nichts wird zweimal eingetragen.
- Leistungsnachweis aus der Durchführung Am Veranstaltungstag haltet ihr fest, was wirklich gebraucht wurde. Daraus entsteht der Leistungsnachweis, und die Rechnung übernimmt die Ist-Zahlen.
Abrechnen
- Rechnungen Eine Veranstaltung, mehrere Rechnungen: an Veranstalter:innen oder andere aufgeteilt, als Teilrechnungen gestaffelt, mit Kostenstelle als Referenz für die Buchhaltung, bei Bedarf mit mehreren Nummernkreisen.
- E-Rechnung Rechnungen entstehen im deutschen Standard EN 16931, als ZUGFeRD im PDF eingebettet oder als XRechnung. Für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID zum Download.
- DATEV-Export Rechnungen gehen per DATEV-Export an Buchhaltung oder Steuerbüro.
Häufige Fragen
Können wir Angebot und Mietvertrag in einem Schritt unterschreiben lassen?
Ja. Ihr hängt den Vertrag als Anhang ans Angebot, eure Kundschaft signiert beides mit einer digitalen Signatur, rechtsverbindlich nach eIDAS und ohne eigenen co*pilot-Zugang. Wer den Mietvertrag lieber als eigenes Dokument ausstellt, nutzt dafür die Vorlage.
Können wir Stammkund:innen eigene Preise hinterlegen?
Ja. Preislisten hängen am Kontakt und gelten für einen Zeitraum, etwa die Preise 2026 und höhere für 2027. Angebote und Rechnungen für diesen Kontakt verwenden automatisch die richtige Liste.
Ist co*pilot E-Rechnungs-konform?
Ja. co*pilot erzeugt Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 (als ZUGFeRD automatisch ins PDF eingebettet) — strukturiert und maschinenlesbar. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht wird in Deutschland 2025–2028 stufenweise scharf: E-Rechnungen empfangen ist seit 2025 Pflicht, ausstellen ab 2027 (Unternehmen über 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 für alle.
Können wir damit an öffentliche Auftraggeber fakturieren?
Ja, mit einem manuellen Schritt: Die XRechnung lässt sich als eigenständige XML-Datei mit Leitweg-ID herunterladen.
Zeigt uns eure Abläufe — wir zeigen euch co*pilot.
Eine halbe Stunde, unverbindlich.